Laatst bijgewerkt: 23 februari 2024
7 tips voor goed debiteurenbeheer
Veel ondernemers lopen jaarlijks veel geld mis doordat ze niet goed bijhouden of hun verstuurde verkoopfacturen ook daadwerkelijk door de klanten betaalt worden. Het is natuurlijk super zonde als je heel hard werkt om de beste diensten of de mooiste producten te leveren, maar daar vervolgens niks mee verdient. Je wilt dan ook zeker geen geld laten liggen. Daarvoor is goed debiteurenbeheer super belangrijk. In dit artikel leggen we je uit hoe jij kan zorgen voor goed debiteurenbeheer zodat je in de toekomst geen geld meer laat liggen.
Wat is debiteurenbeheer nou eigenlijk?
Allereerst moet je natuurlijk weten wat debiteurenbeheer is. Heel simpel gezegd is debiteurenbeheer het beheren van je debiteuren. Dit houdt in dat alles wat je doet om te zorgen dat je klanten je facturen betalen, behoort tot debiteurenbeheer. Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan het opstellen van heldere facturen.
Tips voor een goed debiteurenbeheer
1. Plan tijd in om aan je debiteurenbeheer te werken en zie dit ook als een vaste taak.
Het is belangrijk om goed bij te houden wie er al betaalt hebben en wie nog niet. Vaak zijn ondernemers druk en schuift dit naar de achtergrond, maar dat is dus niet de bedoeling.
2. Leer je klanten echt goed kennen, weet met wie je zaken doet.
Je wilt eigenlijk alleen klanten waarvan je weet dat ze zullen betalen en geen kredietproblemen hebben. Daarom is het belangrijk om onderzoek te doen naar je (potentiële) klanten. Je kunt bijvoorbeeld even je klant googelen of in je eigen netwerk vragen of er al mensen zijn die zaken hebben gedaan met deze klant. Ook kun je bijvoorbeeld een kredietcheck doen of een check doen in het handelsregister van de kvk.
3. Maak duidelijke afspraken over betalingsvoorwaarden en leveringsvoorwaarden.
Het is belangrijk om deze afspraken ook vast te leggen, alleen een belletje is dus niet voldoende. Met duidelijke afspraken voorkom je achteraf gedoe. Bij verkoop van goederen kan het ook handig zijn om in deze afspraken vast te leggen dat de klant pas eigenaar is van de goederen als hij of zij heeft betaalt.
4. Stel duidelijke facturen op en verstuur deze zo snel mogelijk.
Het is vooral belangrijk dat de betalingstermijn/vervaldatum en het totaalbedrag duidelijk op je factuur vermeldt staan. Ook is het handig om te vermelden op welke goederen of diensten de factuur betrekking heeft. Zo weet de klant precies hoe het zit. Wanneer je de facturen laat versturen is er een grotere kans dat je klant niet of later betaalt. Daarom moet je proberen om zo snel mogelijk een factuur te sturen.
5. Stel een duidelijk aanmaningsproces voor jezelf op.
Een aanmaningsproces houdt in dat je een proces maakt voor als klanten niet betalen. Een aanmaningsproces is belangrijk, omdat het je structuur geeft en je als het ware bovenop je geld zit. We geven je een voorbeeld van een aanmaningsproces:
Wanneer je klant na na het verstrijken van de betalingstermijn nog niet betaald heeft, stuur je een vriendelijke herinnering van de openstaande factuur via de mail. Je wilt natuurlijk een goede relatie met de klant dus het is niet handig om meteen een boze herinnering te sturen. Als de klant na 7 dagen nog niet betaalt heeft, kan je de klant opbellen om een nieuwe afspraak te maken wanneer hij/zij gaat betalen. Als je daarna nog niks ontvangt, zou je een formele aanmaning per mail en post kunnen versturen. Dit noemen we ook wel een sommatiebrief. Dit is een soort laatste waarschuwing voor de klant. Je klant heeft dan nog 14 dagen om te betalen. Na deze 14 dagen kun je de vordering uit handen geven en een incassobureau inschakelen.
6. Klanten korting geven als ze snel betalen.
Je zou klanten een kleine korting kunnen geven als ze bijvoorbeeld binnen 3 dagen betalen, terwijl je betalingstermijn 14 dagen is. In dit geval zullen klanten waarschijnlijk sneller betalen en heb je ook minder wanbetalers. Dit scheelt jou weer tijd in je debiteurenbeheer. Ook is het fijn om je geld zo snel mogelijk op je rekening te hebben zodat je makkelijker (onverwachte) kosten kunt dekken.
7. Een kredietverzekering aanschaffen.
Wanneer je veel wanbetalers hebt kan het soms handig zijn om een kredietverzekering aan te schaffen. Hiermee dek je de risico’s van klanten die niet willen betalen.
Debiteurenbeheer is dus alles wat je doet om te zorgen dat klanten betalen. Je wilt natuurlijk geen geld mislopen en daarom is goed debiteurenbeheer super belangrijk. Hopelijk kun je snel aan de slag met deze 7 tips!
Gerelateerde artikelen
Wat zijn de voor- en nadelen van een zakelijke bankrekening?
Twijfel jij om een zakelijke bankrekening te gebruiken? Dan moet je de juiste afweging maken. Het gebruik van een zakelijke bankrekening brengt weliswaar extra kosten met zich mee, maar...
Hoe lang moet je administratie bewaren?
Wil je weten hoe je onderneming ervoor staat? Dan kijk je meestal naar je administratie. Administratie geeft je hier een duidelijk beeld van. Dit kan handig zijn voor het maken van beslissingen. Ook is het altijd leuk om te weten of je bedrijf goed loopt. Het is voor jou als ondernemer dus...
Belasting besparen met een zakelijke bankrekening!
Wist je al dat je geld kan besparen met een zakelijke bankrekening? Nou, dat kan dus! Een zakelijke bankrekening heeft meerdere voordelen waaronder belasting besparen. Er zijn 2 manieren waarop je met een zakelijke bankrekening belasting bespaart. Deze 2 manieren...
