Welke kosten van eten en drinken zijn zakelijk aftrekbaar?

Laatst bijgewerkt: 22 februari 2024

Welke kosten van eten en drinken zijn zakelijk aftrekbaar?

Heb je kosten gemaakt voor eten en drinken? Dan wil je als ondernemer natuurlijk graag weten of je de btw mag terugvragen en of je de kosten af mag trekken van de winst. Nu verschillen de regels voor de kosten van eten en drinken per situatie en dat maakt het ingewikkeld. In dit artikel leggen we de regels over de kosten van eten en drinken duidelijk aan je uit. 

Zakelijke kosten of niet?
Allereerst zijn de kosten van eten en drinken nooit aftrekbaar als het wordt genuttigd zonder personeel en zonder zakelijke relaties. Dus als je in je eentje wat eet onderweg naar een klant of tijdens het overwerken, is dit nooit aftrekbaar. Deze kosten zijn gewoon privé.
Welke kosten van eten/drinken zijn dan wel zakelijk?
-Kosten van koffie en thee voor op kantoor
-Etentjes met zakelijke relaties zoals (potentiële) klanten   → relatiegeschenken in de vorm van voedsel, drank of genotsmiddelen
-Office-warming of een jubileumviering van je bedrijf      → representatiekosten
-Kantinekosten in het geval van personeel (denk aan de fiscale bijtelling)

Kosten van koffie en thee voor op kantoor
De kosten van koffie en thee voor op kantoor zijn aftrekbaar voor zowel de inkomstenbelasting als de omzetbelasting. Deze kosten zijn dus aftrekbaar van je winst en de btw op deze kosten is terug te vragen.

Relatiegeschenken / representatiekosten aftrekbaar van de winst
Zakelijke etentjes worden gezien als relatiegeschenken en de kosten van een receptie behoren tot de representatiekosten. Voor de kosten van relatiegeschenken en representatiekosten geldt dezelfde regeling. Beide kosten zijn voor 80% aftrekbaar van de winst, tenzij je boven het drempelbedrag zit. Het drempelbedrag is in 2023 €5.100. In de praktijk zit 99% van de ondernemers onder dat drempelbedrag want bijna niemand geeft meer dan €5.100 in een jaar uit aan zakelijke-etentjes/recepties.
Voorbeeld: Je hebt in een jaar 2000 euro uitgegeven aan zakelijke diners. Je mag dan 2000* 0,8 = 1600 euro aftrekken van je winst.

Relatiegeschenken / representatiekosten aftrekbaar voor de omzetbelasting
Niet alle zakelijke uitgaven zijn ook aftrekbaar voor de omzetbelasting. De btw op zakelijke etentjes in de horeca is nooit aftrekbaar. De btw op andere relatiegeschenken zoals een doos bonbons is wel aftrekbaar. Ook is de btw op de kosten van een cateraar niet aftrekbaar. 

Verder is het is belangrijk dat je bij zakelijke etentjes op de bon de naam van de zakelijke relatie noteert zodat je hiermee later aan de belastingdienst kunt aantonen dat het een zakelijk etentje was.

De regels voor de kosten van eten en drinken verschillen dus per situatie en dat maakt het heel complex. Het is daarom belangrijk om goed op deze regels te letten zodat je geen fouten maakt in je administratie. Onthoud goed dat de kosten van eten en drinken nooit aftrekbaar zijn tenzij je met zakelijke relaties of personeel bent!

Gerelateerde artikelen