How do I correct an error on the invoice?

Hoe corrigeer ik een fout op de factuur?

Heb je net een factuur verzonden maar kom je erachter dat je een foutje hebt gemaakt? Geen zorgen. Een factuur kun je nog altijd herzien. Dit doe je met een correctiefactuur. Dit kost je natuurlijk wel extra moeite dus daarom is het belangrijk om een factuur altijd te dubbelchecken. Zo voorkom je fouten.

Fout in gegevens

Als je een klein foutje hebt gemaakt, mag de belastingdienst niet ingrijpen en is er dus niks aan de hand. Een factuur met een verkeerd adres is dus ‘geen probleem’. Het is natuurlijk niet de bedoeling en niet netjes tegenover de klant. Een factuur met grote fouten zoals een verkeerd KVK-nummer of een verkeerd btw-id moet je altijd corrigeren. Dit kan met een creditnota. Onder het kopje creditnota staat verder uitgelegd hoe dit werkt.

Fout in het bedrag

Een factuur met een verkeerd bedrag moet je natuurlijk altijd corrigeren. Dit kan je doen met een correctiefactuur.

Er zijn twee soorten correctiefacturen: een creditnota en een debetnota.

Creditnota (creditfactuur)

Een creditnota maak je op in twee gevallen:

  • Je afnemer heeft te veel betaald of de verkoop gaat niet meer door. In dit geval hoeft je klant
    dus minder geld te betalen dan op de factuur vermeld stond. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als je de afnemer korting hebt gegeven of als de afnemer iets terugstuurt. Een creditnota is een negatieve factuur waarbij ook het btw-bedrag negatief is. Het is ook mogelijk om deze creditnota te verrekenen met andere (toekomstige) verkoopfacturen. De originele factuur mag je niet verwijderen.
  • Je hebt een fout gemaakt in de gegevens op de factuur. In dit geval gebruik je de creditnota om de ‘foute factuur’ te compenseren. Met de creditnota boek je precies het tegenovergestelde van de oorspronkelijke foute factuur. Op deze manier vallen de creditnota en de ‘foute factuur’ tegen elkaar weg. Vervolgens maak je een nieuwe factuur met de juiste gegevens.

Op de creditnota verwijs je naar het factuurnummer van de oorspronkelijke factuur. Het factuurnummer van de creditnota moet een opeenvolgend nummer van de laatste factuur zijn. Voor creditfacturen mag je dus niet een andere factuurnummer reeks hebben dan voor je verkoopfacturen.

Debetnota (debetfactuur)

Wanneer je een te laag bedrag hebt gerekend op je factuur, maak je een debetnota op. Dit is dus het tegenovergestelde van een creditnota. Een debetnota is eigenlijk gewoon een aanvullende verkoopfactuur. 

Een debetnota stel je op dezelfde manier op als dat je een normaal verkoopfactuur opstelt. Het factuurnummer moet dan ook een uniek opvolgend nummer van de laatste factuur zijn. Het is hierbij handig (maar niet verplicht) om op de factuur te vermelden dat het om een aanvulling gaat van de ‘foute factuur’.

Het is dus geen probleem als er een foutje op je factuur staat. Je moet er alleen wel voor zorgen dat je dit corrigeert door een correctiefactuur op te maken.